Prisijungti

Darbo pasiūlymų paieška


Vadovams
Specialistams
Darbininkams
Manager akademija

2012 sausio 24

Užbaigtų bylų tvarkymas. Aktualijos, naujovės, pakeitimai

Temos: Teisė.

Tęsiame straipsnių ciklą, susijusį su 2011 m. liepos mėn. pakeistomis Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis. Ankstesniuose žurnalo „Biuro administravimas“ numeriuose jau aptarėme dokumentų rengimo pakeitimus; naujus dokumentacijos planų rengimo, dokumentų registravimo, asmens bylų formavimo reikalavimus. Šį kartą kalbėsime apie užbaigtų bylų tvarkymo pakeitimus, naujoves ir aktualijas.
Kaip rodo praktika, užbaigtų bylų tvarkymas ne visose įstaigose yra griežtai reglamentuotas, t. y. šį darbą dažniausiai atlieka archyvaras arba administratorė, o kaip jie susitvarko arba kaip moka išsireikalauti, tokio lygio sistema ir tvarka yra dokumentų saugyklose ar padaliniuose.

Bendrieji užbaigtų bylų tvarkymo reikalavimai

Pirmas dalykas, rekomenduojamas atlikti visose įstaigose, – tai tiksliai nustatyti, kas privalo tvarkyti bylas, kokias sutvarkytas bylas reikia perduoti į įstaigos archyvą ir tiksliai iki kada (nustatant datą arba grafiką) tos bylos turi būti sutvarkytos. Visus šiuos procesus galima įteisinti vadovo įsakymu arba rengiamos atskiros dokumentų valdymo tvarkos, taisyklės ir pan.
Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Turi būti patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį ir įsitikinama, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir saugojimo terminus.
Veiksmingiausiai užbaigtos bylos prižiūrimos tuomet, kai bylas tvarko asmenys ar padaliniai, kuriuose tos bylos buvo sudarytos. Juk sudarytojai geriausiai žino, ar bylose trūksta dokumentų, kurie dokumentai nėra iki galo tinkamai parengti ir pan.
Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti iki 10 metų, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką.
h2.
Ilgai ir nuolat saugomų bylų tvarkymas

Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių, nereikalingų dokumentų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, jie išimami. Teisės aktų nustatyta tvarka grąžintini dokumentai bylose nepaliekami.
Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. Bylų lapų numeravimo tvarka iš esmės nekeista. Popierinių dokumentų bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba numeratoriumi. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant teksto. Byloje esančių dokumentų lapai numeruojami iš eilės. Bylos vidaus apyrašas numeruojamas atskirai, antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.
Taisyklėse įtraukti keli papildomi punktai dėl užbaigtų popierinių bylų lapų sunumeravimo:

Jei viename popieriaus lape priklijuoti keli dokumentai, lapo numeracija tęsiama iš eilės, o lape priklijuoti dokumentai nurodomi bylos baigiamajame įraše.

Jei į užbaigtų bylų apskaitos dokumentus įrašyta byla teisės aktų nustatyta tvarka turi būti papildyta naujai gautais, neatsiejamai su ta byla susijusiais dokumentais, bylos lapų numeravimas tęsiamas iš eilės ir pildoma bylos baigiamojo įrašo dalis „Papildomai sunumeruota“.

Bylos vidaus apyrašas (1 priedas) sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai)). Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas dokumento eilės numeris byloje. Apyrašo 5-oje skiltyje nurodoma dokumento vieta byloje, nurodant konkrečius bylos lapus (pvz., 5–11). Vidaus apyrašą pasirašo jį rengęs įstaigos darbuotojas. Jei bylos vidaus apyrašą rengia licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas; jei vidaus apyrašą rengia tokias paslaugas teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas.

Parsisiųsti straipsnio tęsinį su pavyzdžiais: Užbaigtų bylų tvarkymas. Aktualijos, naujovės, pakeitimai

Rasa Grigonienė

Šaltinis: Pačiolis – Biuro administravimas

Manager.LT – darbo paieškos, karjeros ir verslumo portalas. Manager.LT specializuojasi specialistų paieškoje, atrankoje. Manager.LT skelbia darbo pasiūlymus specialistams Vilniuje, Klaipėdoje, Kaune ir kituose Lietuvos miestuose.
Manager.LT akademija siūlo visą spektrą įvairių mokymų, seminarų ir privačių konsultacijų pardavimų, klientų aptarnavimo specialistams ir vadovams.

Įrašyti komentarą



Komentarai

Būk pirmas, įrašęs komentarą!